Harika ürünler, birleşik bir ekibin kolektif çabasıyla ortaya çıkar. Birleşiyorlar çünkü tek hedefe inanıyorlar. Ancak ortak bir hedefi desteklemek ve fikir birliğine varmak bazen zorlu bir iş olabilir. Bir kararın alınmasına çok sayıda kişi katıldığında tüm seslerin duyulmasını nasıl sağlayabilirsiniz? Hangi kararın uygulanacağı konusunda nasıl anlaşabilirsiniz?
Nemawashi, Yalın Üretim ve Japon yönetim felsefesinin en kritik kavramlarından biridir. Kelime anlamı olarak "ağacın köklerini (toprağı kazarak) dikime/taşınmaya hazırlamak" anlamına gelir.
Yönetimsel bir terim olarak ise; büyük bir değişikliği, projeyi veya kararı resmi olarak açıklamadan önce, ilgili tüm taraflarla tek tek görüşerek fikirlerini alma, onları ikna etme ve fikir birliği (konsensüs) sağlama sürecidir.
Geleneksel batı tarzı yönetimlerde bir karar yukarıdan aşağıya dikte edilirken, Japon yönetim sisteminde (özellikle Toyota Üretim Sistemi'nde) süreç Nemawashi ile başlar.
Nemawashi'nin iş dünyasındaki ilk uygulaması, özellikle Toyota'da olmak üzere Japon şirketlerinde yaygındı. Toyota Üretim Sisteminin ilkelerinden biri olan insanlara saygı, nemawashi'de somutlaşmıştır. Toyota Üretim Sisteminin 13 sütunundan biridir ve bu ilkeye derinden bağlıdır.
Toyota'da nemawashi, herhangi bir karar alma sürecinde ilk adım olarak kabul edilir. Yöneticiler, yaklaşan değişiklik hakkında her çalışanıyla bilgi paylaşırlar. Bu uygulamanın amacı, organizasyondaki yaklaşan değişiklikler için zemin hazırlamak ve onları etkileyebilecek belirli iş kararları konusunda fikir birliğine varmaktır. Bu sayede, herkes onay verdiği için değişikliklere daha az veya hiç direnç gösterilmez.
İşletmede Uzlaşma Sağlama Kültürünün Oluşturulması
Yeni süreçleri ve politikaları aniden uygulamaya koymak, kuruluşunuzda yalnızca anlaşmazlığa yol açacaktır. İnsanlar doğal olarak değişime dirençlidir. Ancak değişimi çalışanlar için daha sindirilebilir ve kabul edilebilir bir şekilde sunarsanız, oluşacak yeni ortamı benimsemeye daha hazır olacaklardır. Ayrıca, çalışanlarınız kalabalık bir grupla konuşmaktansa küçük bir grup tartışmasında konuşma konusunda kendilerini daha yetkin hissettikleri için onlardan değerli bilgiler edineceksiniz.
Nemawashi Süreci Nasıl Yürütülür?
Bir fabrikada üretim hattında büyük bir değişiklik yapılacağı zaman veya yeni bir yazılıma geçileceğini varsayalım. Süreç resmi toplantı odasından çok önce, sahada başlar.
- Gayriresmi Görüşmeler: Proje lideri, resmi bir toplantı yapmadan önce operatörler, bakımcılar, depo sorumluları ve diğer departman müdürleriyle kahve molasında veya üretim sahasında (Gemba) ayaküstü konuşur. "Şöyle bir fikrimiz var, sence senin alanda nasıl bir etkisi olur?" diye sorar.
- Geri Bildirim Toplama ve Revizyon: Karşı taraftan gelen itirazlar, endişeler veya öneriler dinlenir. Proje planı bu geri bildirimlere göre resmi toplantıdan önce güncellenir. Böylece herkes projenin bir parçası olduğunu hisseder.
- Fikir Birliği (Konsensüs): Herkesin "ikna olduğu" veya en azından endişelerinin giderildiği noktada resmi toplantı organize edilir.
- Hızlı Onay ve Uygulama: Resmi toplantıya girildiğinde aslında herkes konuyu zaten biliyordur ve üzerinde anlaşılmıştır. Toplantı bir tartışma alanına değil, sadece resmi bir imza ve onay merasimine dönüşür.
Nemawashi Uygulamasının Firmaya Sağladığı Faydalar Nelerdir?
Japon iş kültüründe meşhur bir söz vardır:
"Karar alırken yavaş, uygularken hızlı ol."
- Direnci Azaltır: İnsanlar kendilerine danışılmadan tepeden inme getirilen sistemlere (Kamishibai panoları, 5S kuralları vb.) direnç gösterirler. Nemawashi, bu direnci doğmadan yok eder.
- Hataları Önceden Görür: Ofiste hazırlanan bir projenin sahada ne tür pratik zorluklar çıkaracağını en iyi sahadaki operatör bilir. Nemawashi ile bu riskler önceden elenir.
- Uygulama Süresini Kısaltır: Karar alma süreci uzun sürse de, onay çıktıktan sonra herkes projeyi sahiplendiği için uygulama aşaması inanılmaz hızlı ve pürüzsüz ilerler.
Örnek Nemawashi Uygulaması
Örneğin, hammadde deposuna Kamishibai panosunu kurmak istiyorsanız, bunu panoyu bir gece ansızın duvara asarak yapmamalısınız.
Önce depo şefi ile, ardından forklift operatörleriyle Nemawashi yapmalısınız. Panonun amacını anlatmalı, kartların üzerindeki maddeleri onlarla birlikte netleştirmeli ve onların onayını almalısınız. Pano duvara asıldığında, ekip onu "yönetimin getirdiği yeni bir yük" olarak değil, "kendi kararlaştırdıkları bir düzen aracı" olarak görecektir.
Sonuç
Nemawashi için resmi bir süreç olmasa da, metodik bir yaklaşım benimseyebilirsiniz. Ancak unutmayın ki amaç, iş fikriniz, teklifiniz veya öneriniz için en iyi sunumu yapmak değildir. Amaç, insanları teklifinize katılmaya ikna etmektir.
Bu genellikle gayri resmi bir ortamda kişisel konuşmalar yoluyla başarılır. Nemawashi çalışmanızın başarısı, mesajınızı iletme, dinleyicilerinizin geri bildirimlerini dinleme ve çözümü mümkün olduğunca kapsayıcı hale getirme isteğinizi gösterme yeteneğinize bağlıdır. İşte nemawashi sanatı budur.