Geçen yazımızda ele aldığımız öneri sisteminin çalışmamasının sonucu olan şikayet sistemi haline gelmesine değinmiş ve bu yazımızda öneri vermeyi kolaylaştırıcı tedbirlere değineceğimi belirtmiştim. Bu sözümü yerine getirmek ve öner sistemi kuranlara biraz daha yardımcı olmak üzere bu makaleyi yazıyorum.
Teknik yetersizlik
Daha önce de söylediğim gibi öneri sisteminin çalışmamasının temel nedenlerinden biri çalışanların yeterli teknik bilgiye sahip olmamasıdır. Maalesef ülkemizde bu durum uç noktalardadır. Bir iş kolunda –özellikle emek yoğun iş kollarında – çalışanlar temel olarak “vasıfsız” olarak tabir edilen kişilerden oluşmaktadır. Aslında firmalar yalnızca bu çalışanları fiziki güçlerinden faydalanmak üzere işe almıştır. Böylece bu kişilerin yaptıkları işle ilişkileri yönetilmemekte ve “düşünme çalış” prensibi ile çalışmaktadırlar.
Bunun sonucu olarak da kullandıkları teknikler ve teknolojiler hakkında yeterli bilgiye erişmekten uzak durumdadırlar. Doğal olarak bu çalışanların kullandıkları teknik ve teknolojileri geliştirmek üzere çaba sarf etmelerini beklemek yanlış olur. Yapılacak temel uygulama çalışanların teknik açıdan eğitilmeleri sağlamaktır. Böylece gelişen ve ilerleyen her çalışan yapmakta oluğu işe daha hakim olacağından giderek daha fazla sorunlar görecek ve öneri verecek ve iyileştirme çalışmalarına katkı sağlayacaktır. Eğitimlerden kastettiğim basit teknik eğitimlerdir. Örneğin makinede çalışanlara pnömatik eğitimi, kumpas kullanımı, ölçme teknikleri ile ilgili eğitim, renk ile ilgili eğitim, ürün teknolojileri hakkında eğitim v.b.
Sorunu görememe
Birçok çalışan genel olarak etrafta yapılan tüm her şeyi işin parçası olarak görmektedir. Örneğin malzemelerin taşınması, hatalı ürünlerin tamiri, kalıptan çapaklı çıkan parçaların çapaklarının alınması ve daha birçok iş bunlardandır. Bu işler sorun olarak görülmediklerinden hiçbir çalışan bunların çözümü için çaba harcama ihtiyacı duymamaktadır. Öyle ya! Bütün bunlar yapılan işin bir parçasıdır. İyileştirme için ise büyük teknolojik yatırımlara ihtiyaç vardır ve bu da ancak yönetici tarafından karara bağlanır. Öyle ise düşünme çalış prensibine devam. Çalışanları bu düşünceden uzaklaştırmak için yapabileceğiniz uygulamalar sınırlı olmakla beraber burada iki uygulamadan bahsedeceğim. Bunlardan birincisi sorunu dile getirmektir. Gördüğünüz her hangi bir sorunu dile getirmek – örneğin sorunu doğru şekilde tanımlayarak işletme için herkesin göreceği şekilde asmak – çalışanların da sorunu anlamalarına ve üzerinde düşünmelerine yardımcı olacaktır. İkinci olarak yine çalışanları sorunları görebilme konusunda – Yalın üretim sistemi - eğitmektedir. Böylece sorunları gören çalışanlar öneri üretmek üzere harekete geçeceklerinden daha fazla öneri elde edersiniz.
Yanlış ödül yönetimi
Firmalar genel olarak büyük bir ödülü öneri verenler arasında yapılan bir kura çekimi ile ortaya vermek üzere vaatte bulunmaktadırlar. Her öneriye benzer küçük ödül vermekte aynı sonucu doğurmaktadır. Çalışanlar öneri sonucu alacakları ödülün önerinin sonucu ve önemi ile doğru orantılı olarak değişmesini istemektedirler. Ürün üzerinde bir iyileştirme yapan öneri ile ortam temizliğini sağlayan öneri arasında doğal olarak fark olmak zorundadır. Birisi yapılan iyileştirme sonucu önemli bir maliyet avantajı sağlarken diğeri ortam kalitesini artırmaktadır. Maliyet söz konusu olduğunda çalışanlar önerilerinin getirisinin çekilişsiz kurasız bir değer ifade ettiğini biliyorlar ve aynı yaklaşımı istiyorlar. Yapılacak uygulama basittir. Çalışanın emeğinin karşılığını verecek şekilde ödülü düzenlemek şarttır. Yani elde edilen gelirden bir kısmı ve kişinin ayırdığı zamanın karşılığı bir şekilde ödenmelidir. Bu durumda emeğinin karşılığını aldığını düşünen çalışan tatmin olacağından öneri vermeye devam eder. Aksi durumda kura ile alakasız bir kişiye çıkan ödül için “hakkımı yediler” görüşü ve tatmin olmayan çalışan öneri vermeyi kesecektir.
Uygulama (veya uygulamama)
Çalışanların arasında en yaygın kanılardan biri de önerilerinin yöneticiler tarafından çalındığıdır. Böyle bir durumda öneri çalışan tarafında verilir ve bunu öğrenen yönetici olmaz der ve bir süre sonra sanki kendi öneriyi vermiş gibi uygulamaya koyar. Bir birine yakın önerilerin olduğu durumda böyle bir benzerlik şehir efsanesi gibi hızla yayılır ve diğer çalışanlar hemen inandıkları için öneri vermeyi bırakırlar. Bu durumun temel sebebi önerinin çalışan tarafından denenmemesidir. Aslında aynı zamanda kişi belki de önerisini bir ileri safhaya götürebilecekken deneyemediği için her şeyden vazgeçmektedir. Yapılacak uygulama çok basittir. Çalışanın kendisinin öneriyi deneyerek sonucunu görmesini sağlamaktır. Böylece olup olmadığını kendi bizzat göreceğinden çalma, engelleme v.b. söylemlerden uzak bir tatmin duygusu oluşur.
Öneri sistemleri ile ilgili kısa önerilerimiz burada tamamlanmıştır